ما بين تطبيق نظام الفاتورة الإلكترونية وتغيير أسلوب العمل اليومي داخل الشركات، ظهر تحدٍ لم يكن في الحسبان، وهو تكويد السلع والخدمات داخل البوابة الإلكترونية.
فعشرات الشركات تُفاجأ اليوم برفض فواتيرها بسبب أخطاء بسيطة في أكواد الأصناف، مما يؤدي إلى تعطيل التحصيل، وخسارة وقت ثمين، وربما التعرّض لغرامات.
وهنا ظهرت أكواد EGS كخيار مناسب يُمكّن الشركات من تنفيذ التكويد بسهولة وبدون تكاليف إضافية أو إجراءات معقدة.
وفي هذا المقال تتعرف خطوة بخطوة على كيفية إنشاء وتسجيل كود EGS بشكل صحيح، وكيف تضمن قبول فواتيرك من أول مرة، وكيف يمكنك اختصار هذا كله باستخدام منصة “eDariba” التي تجعل العملية لا تستغرق أكثر من دقائق.
1. ما هي أكواد EGS؟
أكواد EGS هي نظام تكويد مصري محلي، معتمد رسميًا من مصلحة الضرائب المصرية، يتيح للشركات تعريف السلع والخدمات داخل منظومة الفاتورة الإلكترونية بطريقة موحّدة، دقيقة، وغير مكررة.
ويُعد هذا النظام البديل المناسب للأكواد العالمية GS1، خاصة أنه مجاني أو منخفض التكلفة وأسهل في الاستخدام داخل السوق المصري.
مكونات أكواد EGS:
تتكون أكواد EGS من 3 أجزاء رئيسية تضمن تفردها وتوافقها مع المتطلبات الضريبية، وهي:
المقطع الثابت “EG”
وهو بادئة تشير إلى أن الكود تابع لنظام التكويد المحلي المصري، يمثل هوية النظام نفسه، ويأتي دائمًا في بداية أي كود. مثال: “EG-…”.
رقم التسجيل الضريبي للمنشأة
وهو الجزء الذي يربط الكود بالمنشأة المالكة للسلعة أو الخدمة، فبهذه الطريقة يصبح الكود مرتبطًا قانونيًا بصاحب النشاط ولا يمكن تكراره بين شركات مختلفة. مثال: “EG-123456789-…”.
الكود الداخلي للصنف أو الخدمة داخل الشركة
وهو الرقم أو الرمز الذي تستخدمه الشركة نفسها لتعريف المنتج أو الخدمة في نظامها الداخلي، إذ تُرفقه الشركة مع المكونات السابقة ليصبح الكود النهائي جاهزًا للاستخدام داخل المنظومة.
مثال: “EG-123456789-045” حيث 045 هو الكود الداخلي أو رقم الصنف داخل نظام الشركة.
اعرف كود صنفك المناسب تلقائيًا عبر نظام “eDariba” بدون حسابات أو تعقيد.
أكواد EGS وأهميتها في منظومة الفاتورة الإلكترونية
أكواد EGS هي أحد الأعمدة الأساسية التي تقوم عليها منظومة الفاتورة الإلكترونية في مصر، ومع توسّع المنظومة واعتماد المزيد من الأنشطة، أصبح الاعتماد على أكواد دقيقة وصحيحة عاملًا حاسمًا في سير العمليات اليومية دون تعطّل، وتتضح أهمية تلك الأكواد في:
ضمان قبول الفواتير دون رفض
تُعد الأكواد جزءًا جوهريًا في التحقق الآلي للفواتير داخل بوابة الضرائب؛ فأي خطأ في تكوين الكود -مثل استخدام كود غير مسجّل أو غير مطابق- يؤدي مباشرةً إلى رفض الفاتورة. هذا يعني أن صحة الكود هي شرط أساسي لاستكمال دورة الإصدار والمراجعة والقبول.
الحفاظ على التدفقات النقدية للشركة
لا يستطيع العميل إثبات الفاتورة في نظامه إلا بعد قبولها رسميًا، ومن ثَم فإن رفض الفواتير يترتب عليه تأخير التحصيل. ومع الشركات الكبيرة التي تعتمد على دورات موافقات صارمة، يؤثر التأخير في قبول الفاتورة على السيولة النقدية للشركة.
تجنّب المخالفات الضريبية
تكرار الأخطاء في التكويد أو استخدام أكواد لا تتوافق مع المعايير قد يعرض الشركة إلى غرامات إذا اعتُبر الأمر تهربًا أو عدم التزام بالإجراءات المطلوبة، وبالتالي، فالاستخدام الصحيح للأكواد هو جزء من الالتزام الضريبي وليس مجرد عمل إداري.
توحيد تعريف السلع والخدمات بين الأطراف
تواجه كثير من الشركات مشكلة اختلاف أسماء المنتجات بين الموردين والعملاء، مما يسبب صعوبة في المطابقة، ونجد أن أكواد EGS تضع معيارًا موحدًا يجعل السلعة معروفة بنفس الشكل لكل الأطراف، وبالتالي يقلل من الأخطاء ويجعل المطابقة المالية والمحاسبية أكثر دقة وسلاسة.
ملحوظة هامة
امتلاكك لأكواد داخلية لا يكفي لإصدار فاتورة إلكترونية مقبولة، فمصلحة الضرائب لا تعتمد أي رمز إلا إذا كان مسجّلًا داخل منظومة التكويد الرسمية، وبالتالي فإن استخدام كود EGS هو الطريقة التي تُحوّل بها أكوادك الداخلية إلى رموز معترف بها ضريبيًا، ما يضمن قبول الفاتورة من أول مرة، ويُسهّل المراجعة الضريبية والحركة اليومية داخل شركتك.
2. كيفية تسجيل أكواد EGS على منظومة الفاتورة الإلكترونية خطوة بخطوة
قبل بدء تسجيل الأكواد احرص أن يكون لديك حساب موثّق لشركتك على البوابة الضريبية، وأن تكون بيانات التسجيل الضريبي صحيحة ومحدثة، والتحضيرات المطلوبة هي:
- رقم التسجيل الضريبي للشركة.
- قائمة بالأصناف أو الخدمات مع الكود الداخلي المقترح لكل منها (رقم أو رمز تستخدمه داخليًا).
- وصف مختصر لكل صنف (الاسم، الوصف، الوحدة، إن وُجد).
- صلاحية الدخول لحساب الشركة على بوابة الفاتورة الإلكترونية.
أما عن الخطوات العملية لتسجيل الأكواد فهي كالآتي:
1- الدخول إلى بوابة الفاتورة الإلكترونية
سجّل دخولك إلى البوابة الضريبية باستخدام حساب شركتك، ثم انتقل إلى قسم “التكويد” أو “الكود المعتمد” في بوابة الفاتورة الإلكترونية.
2- اختيار نظام التكويد EGS
في حالة الحاجة لكود جديد، اختر نظام التكويد “EGS” وأدخل الكود الداخلي الخاص بالصنف أو الخدمة داخل الشركة، مع ربطه برقم التسجيل الضريبي والعناصر المعتمدة حسب احتياجات العمل.
3- إدخال بيانات الصنف أو الخدمة
هذه أهم خطوة، لأنها تُحدد ما إذا كان الكود سيُقبل أم لا، وهنا يتطلب الأمر إدخال:
- الكود الداخلي للصنف، وهو أي رمز أو رقم تستخدمه داخل شركتك (لا يوجد شكل محدد).
- اسم الصنف أو الخدمة.
- تعريف مختصر يوضح طبيعة المنتج أو الخدمة.
- الوحدة سواء كانت قطعة، أو كرتونة، إلخ (إن كانت مطلوبة).
- الفئة/التصنيف: أحيانًا قد يُطلب اختيار GPC المناسب.
4- رفع الكود للمراجعة والموافقة من مصلحة الضرائب
عند حفظ البيانات، لن يكون الكود نشطًا مباشرة، بل يُرسل إلى مصلحة الضرائب عبر المنظومة ليُراجع من قبل الجهات المختصة.
خلال فترة المراجعة، قد تطلب المصلحة تعديل أو استكمال بعض البيانات. (مثال: في حالة عدم الموافقة بعد، تستخدم الشركة كود GS1 مؤقتًا)
5- في حالة الانتظار أو عدم الموافقة بعد
إذا كان الكود ما يزال تحت المراجعة، لديك خياران:
- الانتظار حتى الموافقة النهائية.
- استخدام رمز GS1 مؤقتًا مع إدخال GPC Brick Code في حقل الكود، وهي خطوة تعويضية تستخدمها الشركات التي تحتاج لإصدار الفواتير فورًا.
6- ربط الكود المعتمد بالصنف داخل نظام الشركة
بعد اعتماد الكود:
- ادخل إلى صفحة الأكواد مرة أخرى.
- انسخ الكود النهائي المعتمد.
- اربطه بالصنف داخل نظام ERP أو برنامج الحسابات الذي تستخدمه.
- اختبر إصدار فاتورة تجريبية للتأكد من ظهوره بشكل صحيح في الحقول.
7- تحديث الأكواد عند إضافة منتجات أو تغييرها
في حالة إضافة أصناف جديدة أو تغيير المنتجات أو تغيير الأوصاف، يجب تحديث الأكواد داخل المنظومة وطلب موافقة أو مراجعة جديدة إذا لزم الأمر.
وفّر وقتك، وأنشئ الأكواد تلقائيًا مع “eDariba” الآن
3. الفرق بين أكواد EGS وأكواد GS1
يعتمد الاختيار بين أكواد EGS وأكواد GS1 على طبيعة عمل الشركة وحجم معاملاتها، الجدول التالي يوضح أبرز الفروقات بين النظامين:
| وجه المقارنة | أكواد EGS | أكواد GS1 |
|---|---|---|
| التكلفة | مجاني أو منخفض التكلفة | مدفوع حسب عدد الأكواد (رسوم شراء وتجديد) |
| النطاق | محلي (مصر) | عالمي (معترف به دوليًا) |
| سهولة الاستخدام | سهل (تكوين يدوي وربط بـ GPC) | معقد نسبياً (يتطلب شراء من GS1) |
| إمكانية تتبع المنتج | محدودة (تتبع داخلي وربط تصنيفي) | متقدمة (تتبع فريد عبر سلسلة التوريد) |
| التوافق مع الفاتورة الإلكترونية | متوافق | متوافق |
| التكوين | EG + رقم التسجيل الضريبي + كود داخلي + GPC | 13 رقم GTIN فريد |
| الربط | يتطلب ربط مع نظام GPC | لا يحتاج ربط بمعايير إضافية (مدمج) |
| الدقة | قد يتكرر بين شركات مختلفة (إذا لم يُربط بـ GPC بدقة) | فريد وغير متكرر على مستوى العالم |
| الجهة المسؤولة | مصلحة الضرائب المصرية | منظمة GS1 العالمية |
كيف تساعدك “eDariba” في تسجيل أكواد الفاتورة الإلكترونية بسهولة؟
منصة “eDariba” هي نظام متكامل لإدارة الفواتير الإلكترونية والتكويد في مصر، وتعتمد عليها اليوم أكثر من 1,000 في إدارة التزاماتها الضريبية بسهولة.
حصلت المنصة على أكثر من 40 جائزة تقديرًا لحلولها المبتكرة وسهولة استخدامها، وساهمت في تحقيق تحسن ملحوظ يصل إلى 95% في كفاءة عمليات الامتثال الضريبي لدى الشركات التي تستخدمها، إذ تسهل الانضمام إلى منظومة الفواتير الإلكترونية من خلال:
إنشاء الأكواد بسهولة بدون الحاجة لأي خبرة تقنية
تُبسّط “eDariba” عملية التكويد بالكامل، بحيث يمكن لأي مستخدم جديد إنشاء كود EGS صحيح ومتوافق مع مصلحة الضرائب خلال دقائق فقط.
فمن خلال إطار عمل مبسط استفاد منه بالفعل مئات الشركات، يتمكن المستخدم من إضافة البيانات الأساسية، بينما تتولى المنصة بناء صيغة الكود المطلوبة بشكل تلقائي.
تحديد كود GPC المناسب بدون بحث يدوي مرهق
بدلًا من استعراض آلاف التصنيفات يدويًا، تستخدم “eDariba” محرك ترشيحات ذكي يساعدك في العثور على كود GPC المناسب بناءً على وصف المنتج.
تقلّل هذه الخطوة نسبة الأخطاء بشكل كبير، وهو ما انعكس في رفع كفاءة الشركات بنسبة وصلت إلى 95% بعد اعتمادها على المنصة.
التحقق من صحة الأكواد قبل الإرسال
تتم مراجعة كل كود تتعامل معه من خلال المنصة، للتأكد من مطابقته لمعايير مصلحة الضرائب، الأمر الذي يحدّ من حالات رفض الأكواد ومن ثم رفض الفواتير.
ربط مباشر مع منظومة الضرائب دون خطوات يدوية
بمجرد إنشاء الكود، تتولى المنصة رفعه إلى المنظومة ومتابعة حالة اعتماده، مما يوفر الوقت والجهد على الشركات.
إدارة مركزية لجميع الأكواد في مكان واحد
يوفر لك النظام لوحة تحكم تتيح إدارة كل أكواد الأصناف والخدمات، مع إمكانية تعديلها أو تحديثها بسهولة، وكان هذا عنصرًا أساسيًا في رفع كفاءة الشركات التي تستخدم “eDariba” وجعل عملية الامتثال أبسط بنسبة كبيرة.
مواكبة تحديثات مصلحة الضرائب فور صدورها
يتم تطبيق أي تحديث رسمي يصدر من مصلحة الضرائب تلقائيًا على المنصة، لتضمن أن كل كود تُنشئه يظل مقبولًا ومتوافقًا دائمًا، دون الحاجة لمتابعة التغييرات بنفسك.
سجل في “eDariba” وجرّب التكويد التلقائي بنفسك
وأخيرًا، يظل الالتزام بمنظومة الفاتورة الإلكترونية خطوة أساسية لكل شركة ترغب في العمل بشكل قانوني ومنظّم داخل السوق المصري.
ومع تعدد القواعد وصرامة معايير مصلحة الضرائب، يصبح الاعتماد على نظام ذكي وموثوق مثل “eDariba” هو الطريق الأسهل لتفعيل التكويد دون أخطاء أو تعقيدات.
تقدّم لك المنصة أدوات جاهزة، وتحديثات فورية، وتجربة استخدام بسيطة تساعدك على إنجاز مهامك خلال دقائق بدلًا من ساعات من البحث والمراجعة اليدوية.
سواء كنت تبدأ لأول مرة أو توسّع أعمالك، فإن “eDariba” يجعل عملية التكويد أسهل، أسرع، وأكثر دقّة من أي وقت مضى.