ما هو نظام EGS؟ وكيف تُدار أكواد EGS داخل شركتك؟

محتويات المقال

كم مرة سألت نفسك: “لماذا رُفضت هذه الفاتورة رغم أن كل البيانات صحيحة؟”

الإجابة في أغلب الأحيان تكون: كود المنتج. ليس لأنه خاطئ بالضرورة، بل لأن النظام الذي استخدمته لا يتوافق مع متطلبات مصلحة الضرائب المصرية، أو لأن الكود مُكرر، أو لأنك ببساطة لا تعرف الفرق بين GS1 و EGS والنظام الموحد.

معظم الشركات الصغيرة والمتوسطة تقع في نفس الفخ: تبدأ باستخدام أكواد عشوائية أو تحاول التسجيل في نظام GS1 الدولي ثم تُصدم بالتكلفة والتعقيد، فتتراجع وتبقى عالقة بين خيارات غير واضحة.

الحقيقة أن مصلحة الضرائب المصرية وفّرت حلاً محلياً مجانياً ومرناً اسمه نظام EGS، لكن قلة من الشركات تعرف كيف تستخدمه بكفاءة أو كيف تُدير أكواده داخلياً بطريقة تضمن عدم حدوث أخطاء أو رفض فواتير لاحقاً.

هذا المقال ليس مجرد شرح نظري لنظام EGS، بل دليل عملي يعلّمك كيف تبني نظام تكويد داخلي منظم لشركتك، توزّع فيه المسؤوليات، تتجنب التكرار، وتُحدّث الأكواد بسهولة كلما احتجت دون صداع أو تعقيدات تقنية.

ما هو نظام EGS بالفعل؟

نظام EGS هو نظام تكويد محلي مصري للسلع والخدمات صُمم خصيصاً ليتوافق مع متطلبات منظومة الفاتورة الإلكترونية، ويتيح للشركات إنشاء أكواد معترف بها لمبيعاتها داخل مصر دون الحاجة للدخول في تعقيدات ومعايير نظام GS1 الدولي. ويُستخدم هذا النظام ليعرّف كل صنف أو خدمة في الفاتورة الالكترونية برمز فريد يمكن لمصلحة الضرائب المصرية قراءته والتحقق منه بسهولة، مع المحافظة على بساطة التنفيذ داخل الشركات الصغيرة والمتوسطة.

الغرض من إطلاق نظام EGS هو توفير بديل محلي منخفض التكلفة لأنظمة التكويد العالمية، بحيث لا تُجبر الشركات على تحمّل رسوم اشتراك سنوية أو إجراءات تسجيل معقدة، وفي الوقت نفسه تلتزم بمتطلبات المنظومة الضريبية الجديدة. الجهة التي تقوده وتضع قواعده هي مصلحة الضرائب المصرية، في إطار التحول إلى الفاتورة والإيصال الإلكترونيين وربط بيانات الممولين إلكترونياً بالمنظومة الضريبية.

يتكوّن كود EGS عادةً من ثلاثة أجزاء واضحة:

بادئة ثابتة تشير إلى مصر (مثل EG).

يليها الرقم الضريبي للشركة (غالباً 9 أرقام).

ثم كود داخلي تسلسلي يختاره الممول لكل منتج أو خدمة (حتى عدد محدد من الخانات، مثل 4 أو 5 أرقام).

ليضمن أن كل صنف يحمل رمزاً لا يتكرر داخل نشاطه. على سبيل المثال، إذا كان رقمك الضريبي 123456789 واخترت للمنتج كوداً داخلياً 00101، يصبح الكود النهائي في صورة شبيهة بـ: EG-123456789-00101.

عند المقارنة بين EGS وGS1 تظهر فروقات جوهرية:

المعيار	EGS المصري	GS1 الدولي
التكلفة	مجاني	رسوم سنوية (آلاف الجنيهات)
التسجيل	ذاتي فوري	يتطلب عضوية وموافقات
الاستخدام	محلي (داخل مصر)	دولي
التعقيد	بسيط ومرن	معايير دولية صارمة
المرونة	تتحكم فيه بنفسك	يخضع لقواعد GS1

لماذا تحتاج شركتك لـ EGS بالذات؟

اختيار نظام التكويد المناسب ليس ترفاً، بل قرار يؤثر مباشرة على تكاليفك التشغيلية وسرعة التزامك الضريبي. نظام EGS يقدم مزايا حقيقية تجعله الخيار الأنسب للشركات الصغيرة والمتوسطة في مصر، فهو:

1. معترف به ضريبياً

نظام EGS لا يقتصر دوره على كونه مجرد رقم تُضيفه للفاتورة، بل هو الجسر الذي يحوّل أكوادك الداخلية (SKU) إلى رموز معترف بها ضريبياً من قِبَل مصلحة الضرائب المصرية، مما يضمن قبول فواتيرك من المرة الأولى دون رفض أو استفسارات.

2. مجاني تماماً

على عكس نظام GS1 الذي يفرض رسوم عضوية سنوية قد تصل إلى آلاف الجنيهات (حسب حجم الشركة وعدد الأكواد المطلوبة)، نظام EGS لا يتطلب أي تكلفة مالية. كل ما تحتاجه هو رقمك الضريبي المسجل بالفعل، ونظام ترقيم داخلي بسيط تضعه بنفسك، دون اشتراكات أو تجديدات.

3. لا معايير عالمية معقدة

نظام GS1 يتطلب منك فهم معايير التصنيف الدولية، تحديد نوع المنتج وفق جداول معقدة، والالتزام بطول معين للكود وتنسيق محدد. أما EGS، بساطته تكمن في أنك تختار رقماً تسلسلياً داخلياً لكل منتج وتضيفه إلى رقمك الضريبي، بهذه البساطة. لا حاجة لمعرفة تقنية عميقة أو خبرة في أنظمة الباركود العالمية.

4. مرن

عندما تضيف منتجاً جديداً إلى مخزونك، لا تحتاج للانتظار أياماً أو أسابيع للحصول على موافقة من جهة خارجية. مع EGS، تمنح المنتج كوداً داخلياً جديداً وتستخدمه فوراً في فواتيرك، مما يمنحك سرعة في الاستجابة لاحتياجات العمل وتغيرات المخزون.

5. موحد للمعايير

يوفر نظام EGS لغة مشتركة لتعريف المنتجات والخدمات بين الشركات المختلفة، مما يسهّل التبادل المعلوماتي بين الموردين والعملاء والمؤسسات المالية، ويدعم الشفافية في التعاملات التجارية.

6. ملائم للسوق المصري

نظام EGS مصمم خصيصاً للامتثال لمتطلبات منظومة الفاتورة الالكترونية في مصر، وليس لأغراض التصدير أو التجارة الدولية. إذا كان نشاطك يستهدف السوق المحلي فقط، فأنت لا تحتاج إلى أكثر من ذلك.

7. داعم للمراجعة الضريبية

كما أن استخدام نظام تكويد موحّد ومُسجَّل رسمياً يسهّل المراجعة الضريبية عند حدوثها، حيث تستطيع مصلحة الضرائب التحقق من بيانات منتجاتك وفواتيرك بسرعة ووضوح، دون الحاجة إلى توضيحات إضافية أو مستندات ورقية معقدة.

8. سهل ربطه مع التصنيف العالمي

على الرغم من بساطة نظام EGS المحلي، فإنه يُربَط بنظام التصنيف العالمي GPC (Global Product Classification)، مما يمنح منتجاتك أكواداً موثوقة عالمياً تدعم حركتك التجارية سواء كانت محلية أو دولية في المستقبل، دون الحاجة لإعادة تكويد كل شيء من جديد.

بالنسبة للشركات التي تدير مئات المنتجات، يمكن لمنصة eDariba – اي ضريبة تسريع العملية بشكل كبير من خلال أدوات الذكاء الاصطناعي التي تساعد على تصنيف المنتجات وتوليد الأكواد تلقائياً، مما يحوّل عملية التكويد من مهمة يدوية مرهقة إلى إجراء آلي سريع.

استخدم برنامج تكويد المنتجات بالذكاء الاصطناعي من eDariba – اي ضريبة واحصل على كودك في ثواني مجاناً.

كيف تُنشئ نظام تكويد داخلي لشركتك؟

قبل أن تبدأ في إصدار فواتيرك بكود EGS، تحتاج أولاً إلى نظام تكويد داخلي واضح وثابت داخل شركتك، حتى لا يتحوّل الأمر إلى أكواد عشوائية يصعب تتبّعها لاحقاً.

الخطوة الأولى: اختر منهجية الترقيم الداخلي

ابدأ بتحديد طريقة موحّدة لترقيم المنتجات والخدمات، بحيث يفهمها كل من يعمل في المخزون أو المبيعات أو الحسابات. يمكنك مثلاً:

استخدام تسلسل رقمي بسيط مثل 0001، 0002، 0003 للمنتجات بالترتيب الذي تُضاف به.

أو تسلسل حسب الفئة، كأن تخصّص المجال 100–199 للمشروبات، و200–299 للمأكولات، و300–399 للخدمات، وهكذا، مما يسهل تذكّر الأكواد وربطها بنوع المنتج.

في الأنشطة التي تعتمد على موردين متعدّدين، يمكن اعتماد جزء من الكود لكل مورد (مثلاً 11 للمنتجات من مورد محدد، و21 لمورد آخر) ثم استكمال الباقي برقم تسلسلي.

المهم أن تختار منهجية واحدة وتلتزم بها، وأن توثّقها كتابة حتى لا يبتكر كل موظف أسلوبه الخاص في الترقيم.

منصة eDariba – اي ضريبة تساعدك على تطبيق هذه المنهجية بكفاءة عند رفع بيانات المنتجات لأول مرة (حتى 1000 منتج دفعة واحدة)، مع تخزينها مركزياً في نظام واحد يمنع التكرار ويضمن أن كل موظف يستخدم نفس الأكواد دون اختلاف.

الخطوة الثانية: صنّف منتجاتك وخدماتك بوضوح

قبل توزيع الأكواد، اجمع قائمة بجميع ما تبيعه من سلع وخدمات، ثم قسّمها إلى فئات رئيسية (مثل: مواد غذائية، مشروبات، خدمات صيانة، اشتراكات…) ثم فئات فرعية داخل كل مجموعة. كلما كان التصنيف أوضح، أصبح من السهل لاحقاً إضافة منتجات جديدة في المكان الصحيح دون إعادة ترتيب كل شيء من الصفر.

هذا التصنيف لا يساعد فقط في التكويد، بل يفيدك أيضاً في التقارير وتحليل الأداء، لأنك تستطيع بسهولة معرفة أي فئة تحقق مبيعات أعلى أو تحتاج إلى مراجعة الأسعار. في الأنظمة السحابية مثل eDariba – اي ضريبة، يمكنك استيراد هذه القائمة مرة واحدة عبر رفع مجمّع، ليتم إنشاء سجل منظم لكل منتج وفئته وكوده الداخلي في قاعدة بيانات واحدة جاهزة للاستخدام في الفواتير الإلكترونية.

الخطوة الثالثة: أنشئ دليل أكواد داخلي موحّد

بعد تحديد منهجية الترقيم وتصنيف المنتجات، الخطوة الحاسمة هي توثيق كل كود في دليل أكواد رسمي داخل الشركة. يجب أن يحتوي هذا الدليل على الأقل على الأعمدة التالية:

اسم المنتج أو الخدمة

الكود الداخلي

الفئة / المجموعة

تاريخ إنشاء الكود

حالة المنتج (نشط / موقوف)

يمكن أن يكون هذا الدليل في صورة ملف Excel مشترك، أو داخل نظام محاسبي، أو عبر منصة سحابية تدير بيانات المنتجات. الأهم هو أن يُستخدم كمرجع وحيد لكل من ينشئ أو يراجع أو يستخدم الأكواد في الفواتير.

عند استخدام منصة مثل eDariba – اي ضريبة، يتحوّل هذا الدليل من ملف يدوي معرض للأخطاء إلى قاعدة بيانات مركزية يتم إنشاؤها تلقائياً عند رفع بيانات المنتجات أو إدخالها لأول مرة، مع إمكانية تعديلها لاحقاً وإعادة تنزيلها عند الحاجة في ملف واحد منظم.

إنشئ نظام التكويد الداخلي مرة واحدة بشكل صحيح، وستجد أن إدارة الفواتير الإلكترونية وتحديث بيانات المنتجات أصبحت أسهل بكثير مما تتوقع، خاصة عندما تستعين بأداة تساعدك على تنظيم ورفع كل شيء مجمّعاً بدلاً من العمل اليدوي المرهق.

أفضل الممارسات لإدارة أكواد EGS داخل شركتك

إنشاء الأكواد ليس التحدي الحقيقي، بل إدارتها بطريقة تمنع الفوضى والأخطاء على المدى الطويل. إليك أفضل الممارسات التي تضمن نظاماً مرتباً وفعّالاً:

وزّع المسؤوليات بوضوح

الخطأ الأكبر الذي ترتكبه الشركات هو ترك عملية التكويد بلا مسؤول محدد، فيُنشئ كل موظف الأكواد بطريقته الخاصة. لتجنب هذا:

حدد من يُنشئ الأكواد: عادة موظف المخزون أو المشتريات هو الأنسب لأنه يعرف المنتجات الجديدة أولاً.

حدد من يراجعها: موظف مالي أو محاسب يتحقق من عدم التكرار والتزام الصيغة الصحيحة.

حدد من يعتمدها نهائياً: مدير مالي أو إداري يوافق قبل استخدام الكود في الفواتير الرسمية.

وفّر تدريباً مستمراً لفريقك على نظام التكويد وإجراءات المنظومة، خاصة عند التعامل مع أصناف جديدة أو تحديثات في المتطلبات.

هذا التوزيع يضمن أن كل كود يمر بمراجعة قبل الاستخدام، ويمنع الأخطاء البشرية.

تجنب التكرار والأخطاء

التكرار هو السبب الأول لرفض الفواتير المتعلقة بالأكواد. قبل إنشاء كود جديد، تحقق دائماً من القائمة الموجودة للتأكد من عدم استخدام نفس الرقم الداخلي مسبقاً.

استخدم نظام مركزي للتوثيق (ملف Excel مشترك، قاعدة بيانات، أو نظام محاسبي) بحيث يُسجل كل كود فور إنشائه مع تاريخ الإضافة واسم المسؤول. هذا يمنع الموظفين من إنشاء أكواد متضاربة دون علم بعضهم البعض.

اربط التكويد بأنظمة شركتك

اعتمد على حلول تتكامل مع أنظمة تخطيط الموارد (ERP) وبرامج المحاسبة القائمة لديك، بحيث يتم تحديث الأكواد تلقائياً في مكان واحد بدلاً من الإدخال اليدوي المتكرر في أكثر من نظام، مما يقلل الأخطاء ويوفر الوقت.

حدّث الأكواد بانتظام

قائمة الأكواد ليست ثابتة، بل تتغير مع نمو نشاطك. عند إضافة منتج جديد، امنحه كوداً فورياً ووثّقه قبل إصدار أي فاتورة تحتويه. عند إيقاف منتج نهائياً، لا تحذف كوده من السجل، بل ضع علامة “موقوف” أو “غير نشط” بجانبه مع تاريخ الإيقاف، حتى تحتفظ بسجل كامل لأغراض المراجعة أو الإقرارات الضريبية.

ولا تنسى أن تراقب بوابة مصلحة الضرائب بانتظام لأي تحديثات في اللوائح أو معايير التكويد، وطبّقها فوراً لتجنب رفض الفواتير.

استخدم التصنيف العالمي GPC بدقة

عند إنشاء كود EGS جديد، تأكد من ربطه بكود GPC الصحيح من خلال استخدام GPC Browser (متصفح الأكواد العالمي)، لضمان التصنيف الدقيق وتجنب رفض الفواتير بسبب كود تصنيف خاطئ.

احفظ نسخة احتياطية دورية

فقدان قائمة الأكواد يعني فوضى كاملة وإعادة بناء النظام من الصفر. احفظ نسخة احتياطية أسبوعية على الأقل، سواء على السحابة أو جهاز خارجي.

استفيد من مميزات eDariba – اي ضريبة ووفر ميزة التنزيل الجماعي لكل بيانات المنتجات والأكواد بضغطة واحدة، بحيث يمكنك الاحتفاظ بنسخة محلية محدثة دائماً دون جهد يدوي.

الأخطاء الشائعة في إدارة أكواد EGS وكيفية تجنبها

حتى مع أفضل النوايا، هناك أخطاء متكررة تقع فيها الشركات عند التعامل مع أكواد EGS. إليك الأكثر شيوعاً وكيفية تجنبها:

الخطأ الأول: استخدام أكواد مكررة

كيف يحدث: عندما يُنشئ أكثر من موظف أكواداً في نفس الوقت دون التنسيق، أو عندما يُعاد استخدام كود منتج قديم لمنتج جديد.

لماذا يُرفض: مصلحة الضرائب تتوقع أن كل كود فريد يمثل منتجاً واحداً فقط، وظهور نفس الكود بأسماء أو أسعار مختلفة يثير تناقضاً في البيانات.

الحل: استخدم سجلاً مركزياً يُحدّث فورياً، وفرض قاعدة صارمة: لا يُستخدم أي كود قبل التحقق من عدم وجوده في القائمة.

الخطأ الثاني: عدم توثيق الأكواد

المشكلة: الاعتماد على الذاكرة أو ملاحظات ورقية متفرقة يؤدي لنسيان الأكواد أو اختلاط المعلومات، خاصة عند تغيير الموظفين.

الحل: وثّق كل كود في ملف رقمي واحد يحتوي على: الكود، اسم المنتج، الفئة، تاريخ الإنشاء، واسم المسؤول. احفظ هذا الملف في مكان يسهل الوصول إليه من قبل الفريق المعني فقط.

الخطأ الثالث: تغيير الأكواد بشكل متكرر

لماذا يسبب مشاكل: تغيير كود منتج بعد استخدامه في فواتير سابقة يخلق تضارباً في السجلات الضريبية، ويصعّب تتبع المبيعات أو المراجعة لاحقاً.

أفضل ممارسة: بمجرد استخدام كود في فاتورة رسمية، اعتبره ثابتاً. إذا احتجت تعديل بيانات المنتج (السعر، الوصف)، عدّلها دون تغيير الكود نفسه.

الخاتمة

إدارة أكواد EGS داخل شركتك ليست مجرد مهمة تقنية، بل عملية تنظيمية تحمي التزامك الضريبي وتوفر وقت فريقك. عندما توزّع المسؤوليات بوضوح، تتجنب التكرار، وتحدّث السجلات بانتظام، تضمن نظاماً مستداماً ينمو مع نشاطك دون فوضى أو أخطاء مكلفة.

إذا كنت تبحث عن طريقة أسهل لإدارة كل هذا، جرّب eDariba – اي ضريبة منصة تساعدك على تكويد منتجاتك تلقائياً باستخدام الذكاء الاصطناعي، رفع مئات الأكواد دفعة واحدة، والاحتفاظ بسجل مركزي محدّث يمنع التكرار ويسهّل المراجعة. ابدأ تجربتك المجانية اليوم واكتشف الفرق بين الإدارة اليدوية والأتمتة الذكية.

الأسئلة الشائعة حول نظام EGS

هل نظام EGS مقبول في جميع الفواتير؟

نعم، نظام EGS مقبول ومعترف به لجميع الفواتير المحلية داخل جمهورية مصر العربية. أما في حالة التصدير، فيُنصح باستخدام نظام GS1 العالمي لضمان قبول المنتجات دولياً.

كم تكلفة نظام EGS؟

نظام التكويد المصري (EGS) مجاني تماماً للشركات المسجلة ضريبياً، ولا يتطلب دفع أي رسوم اشتراك سنوية أو تجديد، بعكس نظام GS1 المدفوع.

كيف يتم ربط كود EGS مع GPC؟

يتم ربط الكود الداخلي (EGS) بكود التصنيف العالمي (GPC) من خلال اختيار كود “GPC Brick Code” الأنسب لمنتجك أثناء عملية تسجيل الكود على منظومة الفاتورة الإلكترونية.